انجام مصاحبه از طریق ایمیل می‌تواند راهی مناسب و کارآمد برای جمع آوری اطلاعات از افرادی باشد که ممکن است برای مصاحبه حضوری یا تلفنی در دسترس نباشند. این اجازه می دهد تا هر دو طرف با سرعت خود ارتباط برقرار کنند و یک رکورد مکتوب از مکالمه ارائه می دهد. برای انجام یک مصاحبه موثر از طریق ایمیل، این هشت مرحله را دنبال کنید:

مرحله 1: تعیین هدف مصاحبه

قبل از تماس با مصاحبه شونده، هدف مصاحبه را به وضوح مشخص کنید. اطلاعات خاصی را که به دنبال آن هستید و نحوه هماهنگی آن با تحقیقات یا اهداف شما را مشخص کنید.

مرحله 2: شناسایی مصاحبه شوندگان بالقوه

فهرستی از مصاحبه شوندگان بالقوه که دانش یا تخصص مرتبط با موضوع شما را دارند تهیه کنید. افرادی را در نظر بگیرید که تجربه دست اول، صلاحیت های مرتبط یا بینش منحصر به فرد دارند.

مرحله 3: یک ایمیل واضح و مختصر بسازید

هنگام نوشتن ایمیل خود، مطمئن شوید که واضح، مختصر و حرفه ای باشد. خودتان را معرفی کنید، هدف از مصاحبه را توضیح دهید و زمینه ای برای سوالات خود فراهم کنید. به وقت مصاحبه شونده احترام بگذارید و پاسخگویی را برای او آسان کنید.

مرحله 4: سؤالات متفکرانه آماده کنید

مجموعه ای از سؤالات سنجیده را ایجاد کنید که اطلاعات مورد نیاز شما را به دست می آورد. برای تشویق پاسخ‌های دقیق، سؤالات باز بپرسید. سوالات خود را برای هر مصاحبه شونده بر اساس سابقه و تخصص آنها تنظیم کنید.

مرحله 5: ارسال درخواست مصاحبه

ایمیل درخواست مصاحبه خود را به مصاحبه شونده(های) انتخاب شده ارسال کنید. به وضوح بیان کنید که چرا به طور خاص با آنها تماس می گیرید و قدردانی خود را از مشارکت بالقوه آنها ابراز کنید. یک جدول زمانی برای پاسخ آنها ارائه دهید و در صورت لزوم انعطاف پذیری ارائه دهید.

مرحله 6: در صورت نیاز پیگیری کنید

اگر در بازه زمانی مشخص شده پاسخی دریافت نکردید، به عنوان یادآوری ملایم، یک ایمیل پیگیری مودبانه ارسال کنید. گاهی اوقات ایمیل ها گم می شوند یا نادیده گرفته می شوند، بنابراین پیگیری می‌تواند به اطمینان از مشاهده درخواست شما کمک کند.

مرحله 7: پاسخ ها را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید

پس از دریافت پاسخ از مصاحبه شوندگان، پاسخ های آنها را به دقت بررسی و تجزیه و تحلیل کنید. به دنبال الگوها، بینش‌های منحصربه‌فرد و هر سؤال اضافی که ممکن است از پاسخ‌های آن‌ها به وجود آید، باشید.

مرحله 8: از مصاحبه شوندگان تشکر کنید

پس از تکمیل تجزیه و تحلیل خود، یک ایمیل تشکر برای هر مصاحبه شونده ارسال کنید تا از وقت و مشارکت خود تشکر کنید. این ژست به حفظ روابط مثبت کمک می کند و ممکن است برای تلاش های تحقیقاتی آینده مفید باشد.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید به طور موثر مصاحبه ای را از طریق ایمیل انجام دهید و بینش های ارزشمندی را برای تحقیق یا پروژه خود جمع آوری کنید.

نحوه انجام مصاحبه از طریق ایمیل: فرآیند 6 مرحله ای با 21 نکته

اگر به دنبال جزئیات بیشتر در مورد نحوه انجام مصاحبه از طریق ایمیل هستید، در اینجا یک فرآیند شش مرحله ای با 21 نکته اضافی وجود دارد:

مرحله 1: برنامه ریزی و آماده سازی

1. هدف و اهداف مصاحبه را به وضوح تعریف کنید.
2. مخاطب هدف یا نمایه مصاحبه شونده را شناسایی کنید.
3. درباره سوابق مصاحبه شونده و تخصص آنها تحقیق کنید.
4. لیستی از سوالات خاص متناسب با دانش مصاحبه شونده تهیه کنید.

مرحله ۲: یک دعوت نامه ایمیل جذاب بسازید

5. یک موضوع مختصر و قانع کننده بنویسید.
6. از لحن حرفه ای در ایمیل خود استفاده کنید.
7. خود را معرفی کنید و هدف از مصاحبه را توضیح دهید.
8. به این نکته توجه کنید که چرا بینش مصاحبه شونده ارزشمند است.
9. زمینه سوالات خود را ارائه دهید و توضیح دهید که چگونه از ورودی آنها استفاده خواهد شد.
10. تعهد زمان تخمینی مورد نیاز را مشخص کنید.

مرحله 3: پیگیری و برنامه ریزی

11. اگر پاسخی در بازه زمانی معقول دریافت نکردید، یک ایمیل پیگیری مودبانه ارسال کنید.
12. برای هماهنگی با در دسترس بودن مصاحبه شونده، در برنامه ریزی مصاحبه انعطاف پذیری ارائه دهید.
13. روش پاسخ ترجیحی (پاسخ از طریق ایمیل، پیوست سند و غیره) را به وضوح مشخص کنید.

مرحله 4: انجام مصاحبه ایمیلی

14. به وقت مصاحبه شونده احترام بگذارید و سوالات خود را مختصر بنویسید.
15. سوالات خود را شماره گذاری کنید یا از عناوین واضح برای ارجاع آسان استفاده کنید.
16. برای ارائه زمینه، مقدمه مختصری برای هر سوال در نظر بگیرید.
17. سوالات باز بپرسید که پاسخ های دقیق را تشویق می کند.
18. از پرسیدن سوالات بیش از حد در یک ایمیل خودداری کنید تا مصاحبه شونده را تحت فشار قرار دهید.

مرحله 5: یکتجزیه و تحلیل و سازماندهی پاسخ ها

19. یک سیستم برای سازماندهی و دسته بندی پاسخ های مصاحبه شونده ایجاد کنید.
20. به دنبال الگوها، مضامین متداول، و بینش های قابل توجه در پاسخ های آنها باشید.
21. یادداشت بردارید و هرگونه سؤال اضافی که از پاسخ های آنها ایجاد می شود، یادداشت کنید.

مرحله 6: پیگیری و سپاسگزاری

22. یک ایمیل سپاسگزاری برای ابراز قدردانی از مشارکت آنها ارسال کنید.
23. در صورت لزوم، به اشتراک‌گذاری یافته‌های تحقیق نهایی یا گزارش با مصاحبه‌شونده پیشنهاد دهید.
24. روابط مثبت خود را با مصاحبه شوندگان برای همکاری های احتمالی آینده حفظ کنید.

با دنبال کردن این شش مرحله و اجرای این ۲۱ نکته، می‌توانید یک مصاحبه ایمیلی مؤثر انجام دهید که بینش‌های ارزشمندی را به همراه دارد.